关于做好2019年度档案立卷归档工作的通知

 

校属各部门：

根据《高等学校档案管理办法》（国家档案局、教育部27号令）及《西安财经大学档案管理办法》相关规定，结合学校档案工作实际，现将2019年度档案资料立卷归档工作相关要求通知如下：

一、归档范围

1、2019年1月至12月期间，各部门在工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的纸质和电子文件材料。（具体内容请参考《西安财经大学院立卷部门档案归档范围和保管期规定》）

2、各部门在教学、科研、管理工作中荣获的厅局级以上集体奖励的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗，上级领导题词、赠言手迹、赠送字画，校际交流所赠礼品，学校及各部门不同时期证件、徽章、印章等具有保存价值的实物。

3、往年应归档的，但尚未归档的档案资料。

4、2019年底以前应归档的干部人事档案资料。

5、新冠肺炎疫情防控常态化前专项档案资料。

二、归档时间

党政部门和能按年度归档的部门原则上应在2020年暑假前归档；教学单位和能按教学年度归档的部门原则上应在2020年12月底以前归档。

  三、具体要求

1、立卷归档责任到人。各部门兼职档案员要按照归档要求，具体组织本部门档案材料的收集、组卷、立卷工作；各部门档案工作分管领导负责督促本部门兼职档案员和相关工作人员及时整理档案和立卷，并对归档的文件材料进行审核签字。

2、归档原则。归档的文件材料，应遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系。归档文件须为原件，有落款时间、单位、公章等重要信息；有发文字号的文件须附领导签发和批示的发文稿纸。带附件的文件，正文和附件须齐全完整。请示和批复一并归档，如有特殊原因，须填写情况说明。含有对我校表彰的收文，须附我校上报材料；被转发的文件，正文和转发文均须归档。

3、实行“双套制”归档。对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。兼职档案员在做好纸质材料立卷归档的同时，要按照电子文件归档要求，运用档案管理系统软件，同步上传相应的电子版文件（涉密文件除外）。

4、文件材料归档标准。归档文件应为原件，合同必须为原件或正本。归档的文件材料应完整齐全，平整清洁，不应有破损和污染；超规格纸张要进行相应处理。档案材料的案卷移交目录和卷内文件目录一律用A4纸打印，字体、字号要统一。

5、声像资料归档要求。要将照片、光盘等声像资料收集齐全，与相应的纸质文件材料一起归档，标注参见号，同时移交其电子版文件。归档的声像资料，若无相应的纸质材料，需附文字说明。

6、实物档案归档要求。省级以上奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物应附有简要文字说明。

7、卷内备考表填写要求规范。“本卷情况说明”填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。“立卷人”是指责任立卷者；“检查人”是指本部门审核把关的分管领导；“立卷时间”是指完成立卷的日期。

四、归档流程与安排

1、完成档案材料初步分类和整理,交负责人审核。

2、拆卷扫描纸质文件资料，保存电子版。

3、标注页码（2B铅笔即可）。

4、在档案管理系统录入已经审核的卷内文件，上传纸质文件对应的电子版，并进行组卷；

5、档案馆指派专人(见附件)联系指导各部门立卷归档，经系统内审核合格，将卷内目录和移交目录返还归档部门；

6、部门打印卷内目录、移交目录，填写卷内备考表；

7、纸质档案移交档案馆（提前与档案馆联系确定移交时间）。

立卷归档是保障学校档案齐全完整、准确客观和有效利用的重要环节。请各部门本着对学校历史高度负责的态度，加强领导，统筹安排，在规定时间内，高质量完成立卷归档工作。

 

联系人：王艳   联系电话：81556756  

 

                         档案馆

                   2020年6月18日