西安财经学院档案分类编号方案

一、编制说明

1.为了贯彻执行国家档案局《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），实现我校档案分类、编号、排架、检索等工作标准化、规范化，适应档案信息化管理需要，根据教育部《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）、《高等学校档案工作规范》（以下简称《规范》）的分类方法和编号原则，结合我校实际，特制定本方案。

2.本方案适用于西安财经学院全宗（6号全宗）。西安财经学院前身各校形成的档案，分别作为陕西商业专科学校（1号全宗）、陕西财政专科学校（2号全宗）、陕西工商学院（3号全宗）、西安统计学院（4号全宗）、陕西经贸学院（5号全宗）仍以原实体分类状况保存。

3.本方案将学校档案分为13个一级类目，一级类目下均实行二级分类，个别类目根据工作实际扩展到三、四级类目。

4.本校所有电子（数字）档案，在档案管理系统中著录纸质档案时，按文件级上传到相应的纸质档案条目下，不再重新分类。

5.档号的结构、模式和标识

档号由全宗号、年度号、分类号和案卷号4部分构成，中间以“-”连接，模式如：

档号=全宗号-年度号-分类号-案卷号

注：档案管理系统内文件级档号为：全宗号-年度号-类目号-保管期限-卷号-件号

各部分标识之间用连接号“-”连接，如“XACY-2016-XZ11-Y-011-0001”

（1）全宗号：由学校名字简称的汉语拼音的首字母组成，亦可以阿拉伯数字组成，如西安财经学院全宗号可标识为XACY或6号全宗；

（2）年度号：由四位阿拉伯数字组成，如2015、2016；

（3）分类号：由一级类目标识符、二三级类目标识组成，一二级类目标识之间不用任何连接符，三级类目标识符与前者之间以“.”连接。各级类目标识符严格按《分类法》规定执行，如：“教学类”的一级类目标识为“JX”，“学籍管理”二级类目标识为“14”，“本科生学籍”三级类目标识为“2”，商学院四级类目标识为“01”，商学院本科生学籍管理分类号即为：JX14.2.01；

（4）案卷号：按最下位类流水。

对于标识到文件级的，应在案卷号后加件号。如：2016年度西安财经学院商学院本科某班级某学生学籍可标识为：

XACY-2016-JX14.2.01-005-0035

                          文件号（卷内第35号文件）

        案卷号（第5卷）

     二级学院代号

   本科生代号

                    教学类二级类目学籍管理代号

            教学类一级类目代号

 年度号

  全宗号

二、主表

1.一级类目的设置和标识

我校档案确定为十三个一级类目，类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和主要内容如下：

（1）DQ  党群档案

主要是党群部门在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

（2）XZ  行政档案

主要是学校行政职能部门（教学、科研、外事、基建、财务、资产管理，校办产业除外）在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

（3）JX  教学档案

主要是教学管理和教学业务部门（含学院）的各种载体形成的，有保存价值的材料。

（4）KY  科研档案

主要是学校在科学研究管理和科研实践活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

（5）CP  产品生产与科技开发

主要包括学校在产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

（6）JJ  基建档案

主要是基本建设管理和基建项目建设中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

（7）SB  仪器设备档案

主要是仪器设备管理和仪器设备申请购置，开箱验收，安装调试，管理使用，维修改造，申请报废等各个环节中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

（8）CB  出版档案

主要是出版管理和出版活动中以各种载体形成的，有保存价值的出版物及相关材料。

（9）WS  外事档案

主要是外事管理和外事活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

（10）CK  财会档案

主要是财务管理和会计核算活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

（11）SX  声像档案

主要是学校在教学、科研、党政管理和其它重大活动中形成的具有保存价值的各种以声音、图像为记录方式的专门载体及其与之相配套的材料。

（12）SW  实物档案

学校在教学、科研、党政管理，外事活动中产生或获得的纪念品，奖品，奖状，礼品，赠品，证章等物品。

（13）RW  人物档案

 人物档案是经学校确定为人物档案搜集范围的个人在国内外教学、科研以及社会活动中形成的，有保存价值的各种载体的文字、图表、声像、电子、实物材料，均属人物档案。

2.二级类目及扩展类目设置和标识

DQ    党群

11  党务综合

             分党委、总支、直属支部综合材料入此。

12  纪检

13  组织

         14  宣传教育

             学生思想政治工作入此

         15  统战

             民主党派材料入此。

16  工会

             妇女工作材料入此。

17  团委

             学生社团材料入此。

         18  离退休干部管理

         19  稳定安全

XZ    行政

11  行政综合

教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此。

12  人事

             师资培养材料入此。

13  监察审计

14  武装保卫

15  后勤

16  档案、图书、文博

JX    教学

11  综合

             学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此

             .1  研究生

             .2  本科生

             .3  专科生

             .4  成人教育

12  学科与实验室建设

专业设置入此。

13  招生

             .1  研究生

             .2  本科生

             .3  专科生

             .4  成人教育

14  学籍管理

学生奖惩材料入此。

             .1  研究生

             .2  本科生

                 -01  商学院

                 -02  经济学院

                 -03  统计学院

                 -04  管理学院

                 -05  信息学院

                 -06  法学院

                 -07  文学院

                 -08  公共管理学院

                 -09  外语学院

             .3  专科生

             .4  成人教育

             其它需要扩展到二级学院的三、四级类目依此

15  课堂教学与教学实践

16  学位

17  毕业生

        毕业生信息反馈工作入此。

18  教材

KY    科学研究

11  综合

        科研经费管理、学术活动材料入此。

12  按项目设置类目

CP    产品生产与科技开发

11  综合

12  按生产或开发项目设置类目

JJ    基本建设

11  综合

12  按单项工程设置类目

        .12  单项工程项目（依次自12.13，12.14，12.15顺延）

             a  建设单位方

             b  施工方

             c  监理方

SB    仪器设备

11  综合  

12  按仪器设备、物资设备、服务集中采购及招投标项目

CB    出版

11  综合  

12  报纸

13  刊物

14  书稿

15  音像

WS    外事

11  综合

12  出国(境)

        国际合作与会议材料入WSl4。

13  来校

外国留学生工作材料入WSl5。国际合作与会议材料入WSl4。

14  国际合作与会议

15  外国留学生工作

CK    财会

11  综合

12  会计报表

13  会计帐簿

l4  会计凭证

15  工资清册

        奖金，奖、助学金入此

SX    声像

     11  综合

12  照片

13  录音带

14  录像带

15  幻灯片

16  影视胶片

17  缩微胶片

18  磁盘

19  光盘

SW    实物

11  综合

     12  奖状、牌、匾

     13  锦旗

     14  印章

     15  校徽、纪念徽章

     16  礼品、纪念品、赠品

RW    人物

     11  综合

     12  论文著作

     13  科研

     14  信函、手稿

     15  证件、证章

     16  声像

注:“[  ]”代表随机符号

三、附则

    本方案自发布之日起实施，由档案馆负责解释。